Jordspørsmålene samles bak én skranke

Bakomberg kommunestyre har vedtatt å samle landbruksforvaltningen i et felles kontor. Det betyr at bønder, småbrukere og andre med jordspørsmål snart må forholde seg til én skranke for driftstilskudd, jordleie, grøftetilskudd og byggesaker i landbruket.

Vedtaket ble gjort i kommunestyrets møte tirsdag kveld, etter en sak som på papiret var merket som administrativ samordning, men som i gangen utenfor møtesalen raskt ble omtalt som «hvor skal jordlappen leveres nå».

Den korte versjonen er at Bakomberg går inn i et felles landbrukskontor sammen med nabokommunen på andre siden av åsen. Kontoret skal ha ansvar for veiledning, saksbehandling og frister knyttet til landbrukseiendommer, produksjonstilskudd, driveplikt, jordleieavtaler, grøfting og byggesaker der fjøs, redskapshus og andre driftsbygninger er tema.

Den litt lengre versjonen er at det meste som før kunne begynne med et spørsmål ved rådhusskranken, nå skal inn i en mer samlet ordning. Det er den delen som gjør saken praktisk.

I saksframlegget, som lå i den kommunale møtemappen med to vedlegg og et kartutsnitt som var brettet litt feil i papirutgaven, står det at målet er «mer robust fagmiljø, likere praksis og bedre tilgjengelighet gjennom samordnet betjening». Det står også at eksisterende saker skal følge med over, og at brukerne skal få beskjed før første ordinære kontordag.

Det siste er ikke en liten setning i Bakomberg.

For flere av dem som bruker landbrukskontoret, er ikke spørsmålet bare hvem som behandler en søknad. Det er hvor bilen skal parkeres, om man kan stikke innom etter kraftfôr, hvilken dør som er åpen, og om den gamle avtalen om å levere papirer i brun konvolutt på torsdager fortsatt gjelder.

Vedtaket innebærer at det felles kontoret får hovedskranke i kommunehuset i Bakomberg to dager i uka, mens saksbehandlerne ellers fordeles mellom kontorstedene etter avtale. Digital innsending blir hovedregel der staten allerede krever det, men kommunen legger opp til at de som trenger veiledning, fortsatt skal kunne møte fysisk.

Det var særlig dette punktet flere stoppet ved etter møtet. På benken ved vinduet utenfor kommunestyresalen lå det tre kaffekopper, en utskrift av sakskartet og en kulepenn som hadde sluttet å skrive akkurat der ordet «overgangsordning» begynte.

Aslak Vassmo hadde møtt opp for å høre om jordleieavtalene.

– Det er greit nok med ett kontor, men jordet mitt ligger ikke mer samlet av den grunn, sa han, og pekte på vedlegget der saksflyten var tegnet med piler.

Han understreket at han ikke var mot ordningen, men at det må være tydelig hva som skjer med avtaler som allerede er inne.

– Hvis en avtale ligger i en perm her, og så får nytt kontor et system der, må noen vite at permen finnes. Det er egentlig hele mitt innlegg, sa Vassmo.

Kommunedirektørens saksframlegg beskriver at pågående saker skal overføres uten at søkerne må sende inn alt på nytt. Det gjelder også eldre jordleieavtaler som allerede er registrert. Nye avtaler skal leveres etter ny rutine fra oppstartsdatoen, som foreløpig er satt til første mandag i mars.

Før den tid skal kommunen sende ut informasjon til registrerte landbrukseiendommer. Det skal også legges ut en oversikt over åpningstider, telefonnummer og hvilke saker som krever timeavtale.

Det er avklart at produksjonstilskudd fortsatt skal søkes digitalt gjennom statens system. Det er også avklart at spørsmål om grøftetilskudd, nydyrking og byggesaker i landbruket skal gå via felleskontoret. Mer uklart er hvor mye veiledning som blir gitt uten time når fristene nærmer seg.

Det kom opp i debatten.

En representant ba administrasjonen passe på at «samordning ikke betyr at folk må forklare samme grøft tre ganger». En annen spurte om kontoret vil ha oversikt over lokale forhold, som gamle beiteretter, skogsveier og jordstykker som har navn som ikke står på kartet.

Ordføreren svarte at lokal kunnskap er en del av overføringen, men at det også må ryddes i rutiner som har vært for personavhengige.

Det var en formulering som fikk flere til å nikke, men ikke alle på samme tidspunkt.

Bakomberg har i mange år hatt landbruksspørsmål liggende tett på øvrig teknisk forvaltning. Det har gjort det enkelt å ta med en byggesak innom samtidig som man spurte om avkjørsel, vannledning eller en kommunal vei som ikke helt vil være kommunal når snøen går.

Samtidig har små fagmiljø gjort tjenesten sårbar. Ved ferie, sykdom eller kurs har noen henvendelser blitt liggende lenger enn ønsket. I saksframlegget vises det til at felles kontor skal gi flere å spille på, særlig i perioder med søknadsfrister.

Det argumentet fikk støtte fra flere i kommunestyret. En samlet landbruksforvaltning kan gi raskere svar når én saksbehandler er borte, og den kan gi likere vurderinger i saker som ligner hverandre, men som tidligere har gått i hvert sitt rådhus.

Friksjonen ligger i overgangen.

På rådhuset onsdag morgen hang det allerede en midlertidig beskjed ved serviceskranken: «Landbrukssaker: gammel ordning gjelder inntil ny dato er kunngjort.» Lappen var festet med blank tape i alle fire hjørner, men det nederste venstre hadde løsnet og slo svakt mot glasset hver gang ytterdøra tok vinden med seg inn.

Bak skranken lå det en bunke blanke konvolutter. På den øverste hadde noen skrevet «jord/skog?» med blyant.

Jesper Møllåsen var innom rådhuset samme formiddag og spurte om hvor han skulle henvende seg med et spørsmål om en eldre avtale.

– Jeg fikk svar om at jeg skal vente på informasjonsskrivet. Det er sikkert riktig. Men jeg hadde jo kommet mens jeg hadde spørsmålet i hodet, sa Møllåsen.

Han sier han ikke oppfattet svaret som avvisende, men at det viser hvorfor tydelig overgang blir viktig.

– Når du først har funnet fram papiret hjemme, så vil du helst ikke legge det tilbake i den skuffen det kom fra. Der har det vært før, sa han.

Bakomberg Tidende har sett saksframlegget og vedtaksteksten. Vedtaket gir administrasjonen fullmakt til å inngå endelig samarbeidsavtale om drift av felleskontoret, med rapportering tilbake til kommunestyret etter første driftsår. Det skal også lages en enkel evalueringsordning der brukere kan melde fra om tilgjengelighet og veiledning.

Det er ikke lagt opp til at gebyrsatser endres som del av selve kontorvedtaket. Eventuelle gebyrendringer må behandles i egen sak. Det er heller ikke vedtatt at ansatte skal sitte permanent på ett sted hele uka. Den praktiske bemanningen blir lagt fram i informasjonsbrevet.

For dem som sjelden bruker landbrukskontoret, kan saken virke smal. For dem som gjør det, er den nær en kalenderreform.

Søknadsfrister i landbruket kommer ikke når det passer kommunen. De kommer når de kommer, ofte sammen med våronn, regn, gjerding, et dyr som skal flyttes, og en traktor som har fått en lyd den ikke hadde i går. Da betyr det noe om et spørsmål kan tas over disk, på telefon eller må bestilles inn i et møte neste uke.

Kommunen skriver i saksframlegget at ingen skal miste muligheten til fysisk veiledning. Samtidig ber den brukerne om å bruke digitale skjema der det er mulig. Det er en formulering som rommer både framtid og en del passord.

I praksis blir første test om folk finner fram.

Kommunen skal før oppstart merke nettsidene tydeligere, oppdatere telefonlista og sørge for at serviceskranken kan svare på hvor saken skal sendes. Det skal også avklares om papirsøknader fortsatt kan leveres i resepsjonen og videresendes internt, eller om de må sendes direkte til felleskontoret.

Akkurat det siste var ikke ferdig avklart onsdag.

En ansatt ved rådhuset opplyste til avisa at de foreløpig tar imot henvendelser som før, men ber folk notere telefonnummer tydelig. Vedkommende viste til at det kommer en samlet beskjed, og ville ikke forskuttere nye åpningstider.

På parkeringsplassen utenfor rådhuset sto to biler med hengerfeste og én uten. Det var spor av sørpe inn mot døra, og ved søppelkassa lå en avrevet flik fra et kommunalt brevark. Ingen av delene hadde formell betydning for vedtaket, men begge minnet om at landbrukskontor sjelden bare er kontor.

Neste steg er at samarbeidsavtalen signeres administrativt, før informasjonsbrevet sendes ut. Kommunen varsler at oppstartsdato og kontordager skal kunngjøres minst tre uker før ny ordning begynner.

Inntil da gjelder gammel rutine.

Ved serviceskranken onsdag formiddag ble det sagt slik til en som kom inn med en mappe under armen: Lever som før, men skriv telefonnummer. Han gjorde det, med store tall, og la mappen fra seg mens vinden tok et nytt tak i lappen på glasset.

Kontakt redaksjonen: post@bakomberg.no