Teknisk trøbbel gir ventetid ved legevakta

Bakomberg legevakt ber pasienter regne med ekstra ventetid tirsdag etter tekniske problemer i registrering og oppslag. Legevakta holder åpent, men flere rutiner må gjøres manuelt. Ved akutt fare for liv og helse skal nødnummeret 113 brukes som normalt.

Feilen ble meldt i en kort driftsbeskjed fra Bakomberg kommune tirsdag morgen. Beskjeden ble lagt ut klokken 08.17 og hengt opp ved inngangen til legevakta noen minutter senere, på et A4-ark med to remser brun tape og en kulepennstrek under ordet «ventetid».

Det er derfor dette er sak nå: Legevakta er i drift, men ikke i vanlig fart. Pasienter som ringer eller møter opp, kan bli bedt om å svare på flere kontrollspørsmål enn normalt, vente lenger i telefonen og tåle at skranken bruker papir mens dataskjermene gjør mindre nytte enn de pleier.

Ifølge kommunen gjelder problemet først og fremst køregistrering og oppslag i det pasientadministrative systemet. Telefonen til legevakta skal virke, men de ansatte må gjøre flere kontroller manuelt. Det betyr at samtaler kan ta lengre tid, og at pasienter som møter opp, kan bli sittende lenger før de blir ropt inn.

Kommunen opplyser at akutte hendelser ikke skal vente på systemet.

«Ved akutt fare for liv og helse skal 113 benyttes som normalt», står det i driftsmeldingen.

Det er den praktiske forskjellen tirsdag: De som trenger legevakt, kan fortsatt kontakte legevakta, men må regne med mer papir, flere spørsmål og mindre fart i skranken enn på en vanlig formiddag. De som har symptomer eller skader som ikke haster, blir bedt om å være forberedt på venting.

Ved 09.30-tiden var venterommet halvfullt. Det sto seks personer i en rolig kø foran luka, og tre satt med ytterjakka på, som folk gjør når de ikke helt har bestemt seg for om de skal bli lenge. På disken lå det en bunke skjemaer, en eske blå penner og en liten lapp med teksten: «Ha fødselsdato klar. Vi spør heller én gang for mye.»

Utenfor, i Krittgangen bak Servicekvartalet, gikk vinden nedover husveggen og tok tak i hjørnet på driftsmeldingen hver gang døra åpnet seg. Arket holdt, men det gjorde det med synlig innsats.

Bak skranken ble pasientene skrevet inn på papir før opplysningene skulle legges inn digitalt når systemet svarte. En ansatt pekte flere ganger på et reserveark med kolonner for navn, tidspunkt og «kontaktårsak kort». Det siste feltet var smalt, og flere måtte forklare seg muntlig etterpå likevel.

Kommunen presiserer at feilen ikke er meldt som strømbrudd, og at legevakta ikke er stengt. Betaling og utskrift av dokumentasjon kan derimot bli forskjøvet til etter konsultasjonen dersom systemet ikke er klart når pasienten skal videre.

Det gjør særlig skranken langsommere.

En eldre mann som hadde møtt opp etter å ha ringt først, ble stående med førerkortet klart mens den ansatte slo opp i en perm. Han spurte om han skulle ta kølapp. Svaret var at kølappene ikke ble brukt akkurat nå, fordi kølappmaskinen ga nummer som systemet ikke tok imot.

Kølappmaskinen sto likevel på.

Den pep én gang da noen kom borti skjermen med votten. Lappen som kom ut, hadde nummer 42. Den ble lagt på disken ved siden av penneboksen og fikk ingen videre rolle i pasientforløpet.

Det er ikke uvanlig at legevakta har ekstra trykk enkelte morgener, særlig etter helg, glatte fortau eller omgangssyke som fordeler seg ujevnt mellom husstandene. Forskjellen tirsdag var at ventingen ikke bare skyldtes antall henvendelser, men måten henvendelsene måtte føres inn på.

En rutine som til vanlig er nesten usynlig, ble liggende åpen på disken.

Ved luka måtte ansatte kontrollere navn, fødselsdato og telefonnummer før de noterte tidspunkt for oppmøte. Deretter måtte henvendelsen sorteres etter hastegrad, slik legevakt alltid gjør. Sorteringen var ikke ny. Det nye var at den fikk flere mellomledd, og at køen kunne se hvert mellomledd i form av en penn som ble lagt ned, en perm som ble åpnet og en skjerm som ble vekket uten å våkne helt.

Kommunens driftsbeskjed var kort, men ble supplert med muntlige beskjeder i venterommet. En ansatt kom ut og forklarte at alle skulle bli registrert, men at det ville ta litt tid. Folk ble bedt om å si fra i luka dersom tilstanden endret seg mens de ventet.

Beskjeden ble gitt rolig, med den stemmen helsepersonell bruker når rommet ikke trenger mer temperatur enn det allerede har.

Ingen i venterommet Bakomberg Tidende observerte, reagerte med høylytt misnøye. Det var mer den stillheten som kommer når folk følger med på ei dør. En pasient reiste seg to ganger for å lese lappen på nytt. En annen spurte om det var greit å gå ut og flytte bilen så lenge. Det var det, så lenge vedkommende sa fra i luka først.

Ute ved inngangen ble det etter hvert satt opp en ny beskjed, litt lavere på glasset enn den første. Den var skrevet med tykk tusj og hadde fått en strek under «ring først hvis du kan». Under sto det at personer som allerede hadde vært i kontakt med legevakta, skulle opplyse om dette ved oppmøte.

Formuleringen var praktisk ment. Den traff likevel et lokalt mønster.

Flere som møtte opp, hadde forsøkt å ringe først. Noen hadde også fått en pårørende til å ringe mens de selv sto i Krittgangen. Kommunens beskjed om at folk ikke skal registrere seg flere steder samtidig, ble derfor lest grundig av flere. Én far med barn på armen ville vite om han kunne stå både inne og ute fordi barnet sov best i frisk luft. Han fikk beskjed om at det gikk fint, så lenge legevakta visste hvor han var.

Det var også noe uklarhet om telefonkøen. Kommunens melding sier at telefonen virker, men at svartiden kan bli lengre. En av dem som møtte opp, viste telefonen til sidemannen og pekte på samtaleloggen. Vedkommende hadde ringt lenge nok til at skjermen hadde dimmet seg to ganger. Samtalen ble ikke diskutert høyt, men telefonen ble lagt på fanget med skjermen opp, som et lite bevis som ikke ba om ordet.

Legevakta har ikke bedt folk om å la være å kontakte tjenesten dersom de trenger helsehjelp. Kommunen ber derimot om at pasienter følger beskjedene de får, og bruker 113 ved akutt fare for liv og helse. Dette er den eneste medisinske prioriteringen kommunen løfter fram i driftsmeldingen.

Bakomberg Tidende har ikke fått opplyst at feilen har ført til at akutte hendelser ikke er håndtert. Det er heller ikke meldt om stenging, evakuering eller strømproblemer.

Det som er meldt, er treghet.

Treghet kan høres lite ut, men i en legevaktskranke får det konkrete former. En konsultasjon kan starte noen minutter senere. En kvittering kan måtte skrives ut etterpå. En pasient som trodde alt var registrert over telefon, kan måtte svare på de samme opplysningene på nytt. En pårørende kan måtte vente ved døra fordi navnet ikke kommer opp på skjermen i riktig rekkefølge.

For helsepersonellet betyr det mer dobbeltarbeid. Opplysninger som skrives ned på papir, må senere legges inn digitalt. Tidspunkt må kontrolleres. Notater må være leselige også etter at kaffekoppen har stått for nær bunken. Reservearkene lå derfor i en plastmappe med knepp, og kneppet ble brukt flittig.

Bakomberg kommune skriver at det jobbes med feilretting sammen med teknisk leverandør. Kommunen har ikke oppgitt nøyaktig årsak til feilen. Det er heller ikke kjent om feilen skyldes lokalt utstyr, nettverk eller et sentralt system.

Ved 10-tiden kom to personer fra Omvei Vikar & Vedlikehold inn med et sammenleggbart bord, en kabelsnelle og en liten skriver som ble båret forsiktig, som om den allerede hadde hatt en tung morgen. Kommunen bekrefter at det er hentet inn praktisk bistand for å sette opp en ekstra arbeidsplass ved skranken, men viser til helseledelsen for spørsmål om selve datasystemet.

Omvei Vikar & Vedlikehold opplyser at oppdraget gjaldt bord, kabler og plassering av utstyr, ikke vurdering av pasientdata eller medisinsk drift. Det er et viktig skille. I venterommet så det likevel ut som all teknikk tirsdag hadde meldt seg inn i samme sak.

Det ekstra bordet ble satt mellom en brosjyrestativfot og en potteplante som tidligere sto alene med ansvar for hjørnet. Skriveren ble koblet til, testet og matet med et ark som kom halvveis ut før den stoppet. Etter et nytt forsøk leverte den en blank side. Ingen på venterommet kommenterte det høyt.

En tredje test ga utskrift. Arket ble løftet opp, kontrollert og lagt i en egen bunke. Det var et lite øyeblikk av framgang, men ikke så stort at noen klappet. På en legevakt klapper man sjelden for skriveren, selv når den fortjener det mer enn vanlig.

For pasientene er konsekvensen først og fremst tid. Vanlig registrering som ellers tar under et minutt, kan tirsdag ta flere minutter. De ansatte må kontrollere navn og fødselsdato muntlig, skrive tidspunkt for oppmøte og senere føre opplysningene inn når systemet er tilgjengelig.

Pasienter som allerede er i kontakt med legevakta, blir bedt om å følge beskjedene de får. Pasienter som møter opp uten å ha ringt, blir tatt imot, men kan bli bedt om å vente mens henvendelser sorteres etter hastegrad. Det er vanlig legevaktrutine, men mer synlig når dataskjermene ikke gjør den stille delen av arbeidet.

På en vanlig dag skjer mye av sorteringen bak en skjerm. Tirsdag lå den på papir.

Flere praktiske spørsmål oppsto underveis. Skulle man ta kølapp hvis maskinen virket, men køsystemet ikke gjorde det? Skulle man vente på navn eller nummer? Kunne man gå ut for å hente noe i bilen? Hva med dem som hadde betalt parkering for kort tid fordi de hadde regnet med en rask avklaring?

Svarene ble gitt ett og ett, i luka.

Kølapp skulle ikke brukes som styrende rekkefølge. Navn ville bli ropt opp. Det var greit å gå ut et kort ærend dersom skranken fikk beskjed. Parkeringen måtte folk selv passe på, men flere valgte å flytte bilen før de satte seg ned igjen. Slik ble den tekniske feilen også en liten trafikkø av boblejakker ved inngangsdøra.

Ved 11-tiden var køen kortere, men ikke borte. Venterommet hadde fått den flate lyden av mange som prøver å hoste lavt. En barnevogn sto plassert slik at den ikke sperret døra, men likevel sperret den litt. På bordet med blader lå et gammelt kryssordblad åpent på en side der noen hadde skrevet «datafeil» i margen, trolig uten at det var riktig svar på noen av oppgavene.

Kommunen varslet ny oppdatering når feilen var rettet eller dersom situasjonen endret seg. Ved 11.15 var den siste offentlige meldingen fortsatt den samme som på morgenen, bare med et nytt klokkeslett nederst.

Det er avklart at legevakta holder åpent. Det er avklart at 113 skal brukes ved akutte situasjoner. Det er avklart at pasienter må beregne ekstra tid.

Det som ikke er avklart, er når systemet er helt tilbake i normal drift, og om alt etterslep i registreringen vil være ryddet før ettermiddagsvakta tar over. Kommunen har heller ikke opplyst om feilen påvirker andre kommunale helsetjenester.

For de ansatte betyr feilen at rutiner som vanligvis er digitale, må gjøres i rekkefølge og med håndskrift. For pasientene betyr det at de må tåle flere avklaringer før det medisinske arbeidet kommer i gang. For pårørende betyr det at de bør høre etter når navnet blir ropt opp, for ropingen følger ikke nødvendigvis nummeret på lappen fra maskinen.

Litt før lunsj ble den første driftsmeldingen ved inngangen rettet opp igjen. Den nederste tapebiten hadde sluppet taket, og arket sto og slo lett mot glasset hver gang noen gikk forbi. En ansatt presset tapen fast med tommelen, leste raskt over teksten og gikk inn igjen uten å endre noe.

Kølapp nummer 42 lå fortsatt på disken. Den hadde fått en kaffering i kanten, trolig fra et pappkrus som ble satt ned mens noen lette etter en ledig penn. Ute i Krittgangen hadde vinden roet seg akkurat nok til at folk kunne lese hele beskjeden før døra åpnet seg på nytt.

Kontakt redaksjonen: post@bakomberg.no